Wirtualne biuro to oferta cały czas nowatorska na polskim rynku. Nie każdy przedsiębiorca spotkał się z pojęciem wirtualnego biura czy wirtualnej siedziby. Można powiedzieć, że wirtualne biuro to właśnie adres na siedzibę firmy, spółki, działalności gospodarczej a nawet mniej popularnych podmiotów jak stowarzyszenia czy fundacje.
Jednakże urzędnicy urzędów skarbowych wymagają, by pod adresem wirtualnego biura znajdowało się odpowiednie zaplecze techniczne.
Nie muszą to być aż sale konferencyjne, gdyż te możemy znaleźć w dowolnej lokalizacji i po prostu wynająć na godziny, ale musi istnieć możliwość jakichkolwiek spotkań.
Czy sala spotkań to alternatywa sali konferencyjnej ?
Sala spotkań będąca na wyposażeniu każdego szanującego się biura wirtualnego może zostać uznana za małą salkę konferencyjną.
Przykładowo w firmie VSL-System znajdziemy pięć sal spotkań w centrum Warszawy.
Sale spotkań tej firmy zazwyczaj mieszczą 6 osób, chociaż zdarzają się wyjątki, gdyż biuro wirtualne ul. Mazowiecka 11 w Warszawie ma salę większą, na 10 osób.
Sala dodatkowo zawiera tablicę suchościeralną.
Można więc uznać, że taka sala nadaje się na konferencje a mniejsze sale to po prostu salki konferencyjne. Wirtualne biura nazywają takie salki najczęściej salami spotkań, gdyż dochodzi w nich do spotkań członków zarządu, spotkań z kontrahentami lub spotkań przedsiębiorców z kontrolą skarbową.
Biorąc jednak pod uwagę, że wspomniane wirtualne biuro oferuje wszystkie swoje sale gratis w zakresie pierwszych pięciu godzin można uznać, że na pewno takie sale do spotkań stanowią alternatywę dla sal konferencyjnych przynajmniej dla firm z segmentu mikro.
Większe firmy mające dużo pracowników lub tworzące konferencje dla całej swojej branży najprawdopodobniej będą już klientem osobnych, dużych obiektów konferencyjnych lub będą korzystać z sali konferencyjnej w biurowcu.
W jakim celu działa biuro wirtualne ?
Biuro wirtualne oprócz dostarczania adresu nadającego się na siedzibę firmy i sal do spotkań, będących alternatywą sal konferencyjnych działa w celu pomocy drobnym przedsiębiorcom w zorganizowaniu swojej firmy.
Polecane wirtualne biura w Warszawie - www.biurowirtualnewarszawa.pl
Wyręcza przedsiębiorcę w odbiorze listów zwykłych i poleconych lub w zatrudnieniu personelu, który takie listy, by odbierał. Jednym słowem mamy tu do czynienia z outsourcingiem sekretariatu.
W biurze wirtualnym nazywa się to wirtualny sekretariat, ale to nie oznacza, że miałby on fizycznie nie istnieć, tylko chodzi o to, że klient tego sekretariatu nie musi do niego w ogóle przychodzić.
Posiadając bowiem pakiet ze skanowaniem korespondencji dostajemy skany listów w PDF na email i skany takie nie tylko możemy czytać nie wychodząc z domu, ale po prostu stanowią one kserokopie listu, z którą już można działać dalej np. wysłać do prawnika lub zarchiwizować.
Sam list w oryginale praktycznie nie jest już potrzebny, chyba, że zawiera zaświadczenie o niezaleganiu z ZUS, albo decyzję administracyjną.
Wirtualne biuro prowadzi więc sekretariat wielu firmom czy spółkom a jednocześnie, jeżeli przyjmiemy założenie, że wirtualne biuro to wynajem adresu na siedzibę to wtedy okaże się, że sekretariat jest po prostu gratis. To samo dotyczy sal do spotkań. Zarówno sale jak i wirtualny sekretariat to usługi dodane, ale są kluczowe w prowadzeniu małej firmy, w której przedsiębiorca działa praktycznie sam, bez jakichkolwiek pracowników i jest cały dzień zajęty na przykład rozwożeniem towaru do swoich klientów.