Kiedy zabrać się za rozpoczęcie przygotowań imprezy firmowej? Wiele zależy od jej terminu, wybranego miejsca i planowanych atrakcji.
Z dużym prawdopodobieństwem można jednak stwierdzić, że imprezy zaplanowane w popularnych terminach i renomowanych lokalizacjach należy planować z dużym wyprzedzeniem. Natomiast elastyczność w zakresie terminów i miejsc, w których planujemy zorganizować spotkanie firmowe umożliwia znaczne ograniczenie czasu potrzebnego na przygotowania i tym samym opóźnienie terminu ich rozpoczęcia.
Podobne zasady dotyczą popularnych atrakcji.
Popularne terminy wymagają szybkiego działania
Imprezy organizowane w popularnych terminach wymagają odpowiednio szybkiego rozpoczęcia przygotowań. Warto bowiem pamiętać, że duża konkurencja wśród firm organizujących imprezy sprawia, że terminy te są rezerwowane z dużym wyprzedzeniem i jakakolwiek zwłoka może spowodować, że wybrana restauracja lub sala bankietowa nie będą dostępne.
Ma to szczególne znaczenie w okresie zimowym, np. przed Świętami Bożego Narodzenia, gdy trudno o lokalizacje alternatywne.
Wybór renomowanego lokalu to także powód do pośpiechu
Odpowiednio szybkiej rezerwacji wymagają również renomowane i popularne lokalizacje – restauracje, hotele lub sale bankietowe. Są to bowiem miejsca gwarantujące odpowiedni poziom spotkania firmowego i decyzja o ich wyborze nie jest obarczona dużym ryzykiem potencjalnego niepowodzenia.
Organizacja imprezy plenerowej daje organizatorom dużo więcej możliwości. Impreza taka może bowiem zostać zorganizowana w parku lub na polanie piknikowej. Ciągle nie są to miejsca szczególnie popularne, więc zazwyczaj nie ma większych problemów z ich dostępnością.
Podobnie jest w przypadku lokalizacji niestandardowych. Opuszczone fabryki lub budynki industrialne doskonale nadają się do organizacji wyjątkowych imprez firmowych, a ich ciągle mała popularność sprawia, że problemy z rezerwacją praktycznie nie występują.
Zatrudnienie celebryty
To kolejny powód do pośpiechu. Występy celebrytów to popularny punkt w programie wielu imprez firmowych. Nic zatem dziwnego, że terminarze popularnych gwiazd filmowych lub telewizyjnych szybko się zapełniają.
W przypadku rezygnacji z tej popularnej formy uatrakcyjnienia spotkania firmowego możliwe jest rozpoczęcie przygotowań w terminie późniejszym. Jednak należy pamiętać, że zmiana decyzji może okazać się niemożliwa.
Korzystanie z oferty profesjonalnych organizatorów imprez
Dobrym pomysłem jest korzystanie z usług profesjonalnych firm organizujących imprezy firmowe. Pozwala to na pozbycie się wielu powszechnie występujących problemów, które spędzają sen z powiek pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie takich spotkań.
Doświadczenie profesjonalnych ekip organizatorskich oraz ich rozbudowana sieć kontaktów powodują, że możliwe staje się maksymalne skrócenie czasu niezbędnego do przygotowań. A dodatkowo efekt końcowy jest najczęściej bardzo satysfakcjonujący, co jest dobrym usprawiedliwieniem ponoszenia dodatkowych kosztów.
Źródło: Gold Catering - Catering dla firm Warszawa