Każda firma w Polsce zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji księgowej, z wyjątkiem tych przedsiębiorców, którzy mają prawo do rozliczania się z fiskusem na podstawie karty podatkowej. Pozostali muszą prowadzić księgowość i ewidencjonować w niej zdarzenia gospodarcze. W jaki sposób należy postąpić z faktoringiem w takim przypadku?
Istota faktoringu
Faktoring polega na pogodzeniu kredytu kupieckiego i oferowaniu klientom dłuższych terminów płatności za faktury, z utrzymaniem płynności finansowej na odpowiednim, bezpiecznym poziomie. Na podstawie umowy faktoringu, która podpisywana jest pomiędzy faktorantem, czyli przedsiębiorstwem, a faktorem, tj. wyspecjalizowaną instytucją świadczącą usługi faktoringowe, faktor nabywa od faktoranta nieprzeterminowane faktury. Aby doszło do transakcji po stronie przedsiębiorstwa, powinny powstać wierzytelności od kontrahenta, w wyniku dokonania sprzedaży towarów lub usług. Często też wymienia się trzecią stronę całej procedury faktoringowej, a mianowicie odbiorcę towarów i usług nabytych od faktoranta z odroczoną płatnością, czyli dłużnika. Do podpisania umowy faktoringowej nie dojdzie, jeśli w umowie z faktorantem dłużnik nie wyrazi zgody na zbycie wierzytelności osobie trzeciej. Umowa fatoringowa podpisywana jest zgodnie z art. 353 Kodeksu cywilnego, który dotyczy swobody zawierania umów. Z kolei art. 509 Kodeksu cywilnego nadaje prawo do tego, aby wierzyciel bez zgody dłużnika przeniósł wierzytelność na osobę trzecią, chyba że sprzeciwiałoby się to ustawie, zastrzeżeniu umownemu albo właściwości zobowiązania. Faktor nabywając wierzytelność, nabywa jednocześnie związane z nią prawa, np. roszczenie o zaległe odsetki.
Faktoringowi podlegają wyłącznie wierzytelności bezsporne, udokumentowane, nieprzeterminowane i niewymagalne. Nie mogą one być obciążone ponadto umownym zakazem przelewu lub też prawo do ich przelewu nie może podlegać ograniczeniom.
Można skorzystać z jednego z trzech rodzajów faktoringu:
- pełnego - właściwego, gdzie ryzyko braku spłaty długu spoczywa na faktorze,
- niepełnego - niewłaściwego, gdy ryzyko braku spłaty długu spoczywa na faktorancie,
- mieszanego - faktor ponosi ryzyko braku spłaty długu tylko do ściśle oznaczonej kwoty.
Ewidencja faktoringu
Ewidencja księgowa faktoringu uzależniona jest od tego, z jaką umową mamy do czynienia. W odniesieniu do faktoringu pełnego, właściwego, należy ująć fakturę sprzedaży w księgach rachunkowych, na koncie Winien „Rozrachunki z odbiorcami” oraz na kontach Ma: „Przychody ze sprzedaży” oraz „Rozrachunki publicznoprawne - VAT”.
W momencie zawarcia umowy faktoringowej z faktorem i przeniesienia na niego wierzytelności, znajdzie to odzwierciedlenie w księgach rachunkowych na koncie Winien „Pozostałe rozrachunki” oraz koncie Ma „Rozrachunki z odbiorcami”. Trzeba także ująć w księgach faktury od faktora za usługę faktoringową na koncie Wn „Koszty finansowe”, „Rozrachunku publicznoprawne - VAT” oraz koncie Ma „Pozostałe rozrachunki”.
Podsumowując, przedsiębiorca powinien w dniu przejęcia wierzytelności przez faktora, na podstawie umowy faktoringu właściwego, wyksięgować wierzytelność z ksiąg rachunkowych. W księgowaniu pomagają takie programy jak raks sql, do obsługi m.in. księgowo-finansowej małych i średnich przedsiębiorstw.