Niełatwo jest zorganizować wydarzenie, które będzie zarówno pożyteczne, estetyczne wizualnie i wygodne dla uczestników. Połączenie tych trzech elementów stanowi doskonały przykład perfekcji. Do takiego stopnia profesjonalizmu można jednak dojść, stosując się do kilku porad, które sprawią, że nasza konferencja biznesowa będzie przyjazna zaproszonym Gościom.
Czynników, które mogą sprawić, że Uczestnicy naszej konferencji będą czuli się dobrze, jest wiele i można wymyślić ich jeszcze od groma. Warto jednak na początek skupić się na podstawach, które zapewnią naszym Gościom komfort bycia na organizowanym przez nas wydarzeniu.
Oto lista podstawowych udogodnień skomponowana we współpracy z Hotelem Nadmorskim, które mogą wpłynąć na korzystny obraz nas jako organizatorów w oczach Uczestników:
1. Zastanów się nad zakwaterowaniem i posiłkami
Jeśli masz w planach zorganizowanie konferencji, która będzie trwała dłużej niż jeden dzień, powinieneś pomyśleć o noclegach dla Gości. To znaczne ułatwienie dla tych, którzy przybywają z daleka. Ponadto absolutnie konieczne jest zapewnienie podczas konferencji poczęstunku, przerwy kawowej, a nawet obiadu.
Źródło: nadmorski.pl/business-positive/centrum-konferencyjne/
2. Tłumacz na wagę złota
Jeśli wiesz, że na Twojej konferencji będą obecni Goście z zagranicy lub nieposługujący się językiem polskim, zadbaj o to, by na miejscu pojawił się dobrze przygotowany tłumacz. Dzięki niemu wszystkie treści, które chcesz zaprezentować, dotrą do każdego Uczestnika wydarzenia. Niezłym pomysłem jest także przygotowanie prezentacji multimedialnej w co najmniej dwóch językach.
3. Postaraj się zorganizować konferencję w dogodnej lokalizacji
Aby ułatwić podróżowanie po nieznanym mieście Twoim przyjezdnym Gościom, i pozwolić im zaoszczędzić dużo czasu oraz energii – zaplanuj swoje wydarzenie w miejscu dobrze skomunikowanym – najlepiej w centrum miasta. Jeśli chcesz zrobić coś ponad – zaoferuj swoim Gościom transport z lotniska czy stacji PKP wprost do hotelu.
4. Zainwestuj w gadżety i broszury
Jeśli chcemy pozostać w pamięci Uczestników, powinniśmy również zadbać o to, by posiadali jakieś pamiątki udziału w wydarzeniu. Może to być wszelkiego rodzaju certyfikat uczestnictwa, broszura zawierająca główne myśli konferencji czy wspólne zdjęcie wszystkich Gości. Tego typu gadżet na pewno pozytywnie wpłynie na Twój wizerunek.
5. Starannie ułóż plan wydarzenia z uwzględnieniem czasu technicznego
Nie ma nic gorszego podczas wieloosobowych wydarzeń niż brak organizacji czasu. Aby nasi Uczestnicy nie czuli się zdenerwowani długim oczekiwaniem na prezentacje czy męczącymi przerwami, z których nic nie wynika – ułóż ścisły harmonogram wydarzenia. Takie rozwiązanie pomoże Ci podzielić czas na działania stricte programowe oraz techniczne. Pamiętaj, że statystycznie z 8 godzin całego wydarzenia 2 godziny to czynności przygotowawcze i techniczne.
