Ten, kto organizuje konferencje, zawsze musi znaleźć odpowiedź na podstawowe pytanie: gdzie zaprosić uczestników? Ilość obiektów konferencyjnych rośnie jak grzyby po deszczu. Oferta obejmuje nie tylko komfortowe sale w wysokiej jakości hotelach, czy gospodarstwach agroturystycznych. Coraz częściej organizatorzy konferencji stawiają na profesjonalne centra konferencyjne ze specjalistycznym wyposażeniem. Zaobserwować można także pojawiającą się modę na nietuzinkową organizację spotkań konferencyjnych i biznesowych np. w teatrze, operze, muzeum lub decydując się na hotel SPA.
Miejsca najlepsze na konferencje nie powinny być przypadkowe, ani zdeterminowane możliwościami finansowymi. Przede wszystkim warto uzależnić wybór od rodzaju spotkania, a także od długości jego trwania.
Podczas gdy konferencja organizowana jest na szczeblu międzynarodowym najlepiej postawić na obiekt spełniający europejskie, jeśli nie światowe standardy jakościowe. Ponadto dobrze będzie w takim wypadku wybrać miejscowość reprezentatywną dla kraju organizatora oraz atrakcyjną pod względem turystycznym. Ostatni aspekt trzeba wziąć także pod uwagę, jeśli planuje się spotkanie konferencyjne rozciągnąć w czasie na kilka dni.
Niekiedy konferencje zorientowane są na kontrahentów, a ściślej na tym, by przekonać ich do określonych postulatów, czy do współpracy. W związku z tym organizatorzy tego typu spotkań dokładają wszelkich starań, by zaprezentować się jak najlepiej. Miejsce ma tu dość duże znaczenie. Od niego może zależeć przebieg negocjacji. Pokazuje ono stosunek organizatora do zaproszonych gości. Dobrze więc w takim wypadku zaprosić partnerów biznesowych do miejsca luksusowego, w którym dba się o każdy, najdrobniejszy nawet szczegół. Można mieć wówczas pewność, że zostanie to odebrane bardzo pozytywnie: dbałość o ludzi to gwarancja poświęcenia należytej uwagi wspólnym interesom.
Niejednokrotnie konferencje mają charakter wewnętrzny, czyli skierowane są do pracowników konkretnego przedsiębiorstwa. Wówczas udział w niej wykorzystać można w dwójnasób: nie tylko pod względem edukacyjnym lub informacyjnym, ale także zintegrować zespół, umożliwić mu zregenerowanie sił do dalszej owocnej pracy oraz zmotywować go.
Tego rodzaju atrakcje, jakie firma przygotowuje dla swoich pracowników, wpływają także motywująco na ich pracę. Czują się oni bowiem docenieni i dopieszczeni przez szefa. W związku z tym dokładają wszelkich starań, by go nie zawieść i być jeszcze lepszymi w powierzonych obowiązkach. Pracodawca z kolei pokazuje w ten sposób, że zależy mu na kondycji psychicznej oraz fizycznej swojej załogi oraz że ludzie, wraz z tym, co sobą prezentują, są dla niego cenni.
Wybór miejsca na konferencje wpływa także na zainteresowanie ich ideami oraz idzie w parze z prestiżem. Im większe miasto, tym większy udział w nich społeczności lokalnej, łatwiejszy dojazd, dużo więcej obiektów konferencyjnych oraz sal o różnych parametrach. Z drugiej strony wielość przedsiębiorców oferujących wynajem pomieszczeń konferencyjnych zmusza ich do konkurencyjności. Organizatorzy sympozjów mogą więc bez większych problemów zrealizować swoją wizję, przy czym nie muszą nadwyrężać zbytnio budżetu firmy, na której polecenie działają. Zdarza się, że w kosztach wynajmu pomieszczenia konferencyjnego mieści się także opłata noclegów dla kadry organizującej. Dość powszechnie stosowaną praktyką jest też symboliczny poczęstunek dla uczestników zjazdu. Często w ramach opłaty kwatery goście mogą bez ograniczeń korzystać z atrakcji dostępnych na terenie obiektów.
Jednak wszelkiego rodzaju urozmaicenia wolnego czasu nie są najważniejsze. W dzisiejszych czasach konferencje nie są możliwe bez specjalistycznego sprzętu audiowizualnego wysokiej jakości. Podczas gdy bezprzewodowy Internet do dyspozycji gości w każdym pokoju jest na porządku dziennym, dodatkowo właściciele kompleksów coraz częściej oferują projektory, tablice interaktywne i inne profesjonalne urządzenia. Często sam dostęp do nich nie jest już wystarczający. Koniecznością jest także obecność osoby znającej się nie tyle na obsłudze urządzeń, ale przede wszystkim umiejącej poradzić sobie z nieprzewidzianymi usterkami mogącymi zakłócić przebieg konferencji.
Walka o klienta, nie tylko w kwestii ofert obiektów konferencyjnych, zaczyna nabierać coraz większych rumieńców. Nie ma w tym nic złego tym bardziej, że ten kto płaci, ma prawo wymagać. Komfortowe i nowoczesne wyposażenie sal konferencyjnych, przyjazny personel, miejsca noclegowe, niecodzienne atrakcje oraz specjaliści nie wymagają już zapłacenia każdej ceny. Zadowolenie oddanych pracowników oraz podziw partnerów biznesowych można dzisiaj uzyskać kontrolując firmowe wydatki.
PF