Konferencje

Organizacja konferencji to złożony proces, na który wpływa m. in. tworzenie budżetu, wysyłanie zaproszeń czy współpraca z firmą cateringowa. Jednym z najważniejszych czynników jest jednak wybór miejsca, w którym odbędzie się spotkanie.

Decyzję o miejscu konferencji należy podjąć w początkowej fazie planowania całego przedsięwzięcia, po zamknięciu budżetu i ustaleniu listy gości. Nie warto zwlekać z wyborem sali konferencyjnej, ponieważ wiele obiektów może być wcześniej zarezerwowanych, zwłaszcza jeśli jest to sezon, a my zaprosiliśmy dużo osób i będziemy potrzebować dla nich noclegu. Lista gości okaże się bardzo przydatna w określaniu lokalizacji - na jej podstawie możemy stwierdzić miejsce zamieszkania delegatów. Tu klarują się dwie opcje - albo wybieramy centrum konferencyjne w niewielkiej odległości, dzięki czemu unikamy dodatkowych kosztów za noclegi lub traktujemy konferencje jako spotkanie integracyjne lub formę nagrody. Wtedy możemy zorganizować ją w górach, nad morzem lub w innym miejscu atrakcyjnym dla prelegentów. Oczywiście jednodniowe konferencje organizowane na drugim końcu kraju przyniosą więcej strat niż zysków i nie są dobrym rozwiązaniem pod względem logistycznym. Natomiast kilkudniowe konferencje wymagające od organizatora wynajęcia odpowiedniej ilości noclegów mogą się cieszyć powodzeniem, właśnie ze względu na odległą lokalizację. Hotele czy obiekty konferencyjne najczęściej dysponują wymaganą ilością pokoi, jeśli jednak zdarzy się, że zakwaterowania trzeba będzie szukać w pobliskich ośrodkach, powinny one znajdować się okolicy. W przypadku konferencji wieloosobowych pojawia się też kwestia wyboru miejsca na poczęstunek, lunch czy obiad. To jeden z powodów, dla których będzie trzeba zrezygnować z niektórych hoteli czy ośrodków konferencyjnych. Inną, z pozoru nieistotną sprawą jest wybór pokoi dla delegatów – proszenie ich, by dzielili ze sobą pokoje dwuosobowe, może być niekomfortowe dla organizatora. Dlatego należy przygotować się na ewentualność rezerwacji osobnego pokoju dla każdego delegata, pamiętając, że w wielu hotelach liczba pokoi jednoosobowych może być ograniczona.

Powyższe uwagi dotyczą obiektów, natomiast sama sala konferencyjna powinna mieć m. in. odpowiednie nagłośnienie czy miejsce dla sprzętu (np. do tłumaczenia symultanicznego, jeśli jest to konferencja międzynarodowa). Po określeniu powyższych warunków, czyli ilości delegatów i potrzebnych miejsc noclegowych, możemy przystąpić do ostatecznego wyboru lokalizacji. Jedną z metod jest zlecenie tego firmom, które specjalizują się w wyszukiwaniu miejsc na konferencje i spotkania biznesowe. Kolejnym sposobem są internetowe katalogi sal konferencyjnych jak np. www.e-konferencje.pl, gdzie za pomocą specjalnej wyszukiwarki znajdziemy sale o odpowiedniej pojemności, a także dowiemy się, jakie są opinie pozostałych użytkowników na temat hoteli i obiektów konferencyjnych. Samodzielne odwiedzanie i sprawdzanie wszystkich sal jest czasochłonne, dlatego warto zdać się na doświadczenia profesjonalistów. Zapewnienie dodatkowych atrakcji podczas konferencji to indywidualna sprawa organizatora, są one jednak mile widziane przez uczestników. Gdy więc wybraliśmy już hotel czy ośrodek konferencyjny, zwróćmy uwagę, jakie atrakcje oferuje obiekt - stereotyp o nudnych konferencjach dawno już przestał być aktualny.