Obecnie organizacja konferencji, szkoleń, warsztatów i tym podobnych znacznie różni się od sposobu przygotowywania tego rodzaju wydarzeń dawniej. W tej chwili profesjonalni organizatorzy wychodzą naprzeciw oczekiwaniom uczestników takich spotkań, aby ci byli jak najbardziej zadowoleni i wynieśli jak najwięcej pozytywnych doświadczeń.
Konferencja organizowana naprędce?
Profesjonalne firmy na co dzień zajmujące się organizacją konferencji mają niesamowite doświadczenie i wprawę. Dlatego też są w stanie znacznie szybciej i lepiej zorganizować spotkanie, aniżeli ktoś, kto do tej pory nie miał do czynienia z taką pracą. Każdy doświadczony organizator wie jednak, że do przygotowania nawet najbardziej kameralnej imprezy na niewielką ilość osób potrzeba czasu, zaangażowania, licznych specjalistów. Warto zatem uświadomić sobie, że na zorganizowanie dużej konferencji z licznymi dodatkowymi atrakcjami nie wystarczy tydzień czy nawet miesiąc. Konferencje tego typu przygotowywane są bowiem długimi miesiącami, a nawet latami!
Jak zorganizować konferencję?
Nie da się opisać organizacji konferencji w kilku zdaniach, bo na ten temat można by napisać niejedną książkę. Spróbujmy jednak wyłuskać najważniejsze fakty. Po pierwsze trzeba ustalić realny budżet i uwzględnić w nim pewną „awaryjną” sumę pieniędzy na nieprzewidziane wydatki. Jeśli owych wydatków nie będzie to dobrze i pieniądze zostaną „w kieszeni”, jeśli jednak zdarzą się, nie trzeba będzie głowić się, skąd wziąć dodatkowe fundusze, szukać rozpaczliwie oszczędności przykładowo rezygnując z pewnych atrakcji czy punktów konferencji.
Kolejna sprawa to ustalenie listy gości i rozesłanie zaproszeń. Trzeba wiedzieć, ilu uczestników pojawi się na wydarzeniu, aby móc przejść do następnego istotnego punktu, jakim jest rezerwacja sali konferencyjnej. Tutaj zwracamy uwagę na jej wielkość, ułożenie stołów (czy jest możliwość modyfikacji ułożenia), wyposażenie (sprzęty do pracy, nagłośnienie, oświetlenie etc.). Ciekawą propozycję przygotował Hotel Miłomłyn Zdrój na Mazurach (sale konferencyjne - www.milomlynzdroj.pl/pl/konferencje-vital-spa/sale-konferencyjne) który oferuje organizację konferencji w połączeniu z imprezą integracyjną.
Jeżeli konferencja ma trwać 2-3 dni, trzeba zapewnić gościom komfortowe noclegi oraz wyżywienie. Warto też wówczas zorganizować atrakcje takie jak przykładowo impreza integracyjna z ciekawym motywem przewodnim, wypoczynek w Spa, jakaś wycieczka z przewodnikiem, paintball, jazda na quadach – pomysłów jest wiele. Formę spędzania czasu należy jednak dopasować do zainteresowań i możliwości uczestników. W tym celu jeszcze przed wyjazdem na konferencję warto przeprowadzić wśród gości ankietę na temat tego, co chcieliby robić w czasie wolnym.