Sale konferencyjne

Powodzenie konferencji zależy od wielu rożnych czynników. Niektóre z nich mogą wydawać się nieistotne, jednak znane powiedzenie mówi, że „diabeł tkwi w szczegółach”. Takim właśnie szczegółem jest moment wprowadzania ludzi do sali konferencyjnej.

Każda konferencja ma wytyczone ramy czasowe, których organizatorzy pieczołowicie pilnują. Przy większej liczbie uczestników, przy wejściu na salę może panować chaos i dezorganizacja. Może to spowodować opóźnienie konferencji, przez co nie przekażemy delegatom wszystkich wiadomości, bądź będziemy musieli ponieść dodatkowe koszta związane z wynajmem sali konferencyjnej.

W przypadku kilkusetosobowej konferencji, moment wejścia na sale jest bardzo ważny. Brak odpowiedniej organizacji może spowodować bałagan i minie dobre 15 minut, zanim wszyscy zajmą swoje miejsca. Dobrym pomysłem jest ustawienie przy wejściach personelu, który poprosi delegatów do sali, by zajmowali miejsca jeszcze przed rozpoczęciem konferencji. W przypadku jednak, gdy trwają ostatnie próby,  ochrona powinna pilnować, by nikt do sali nie wchodził. Niektóre konferencje poświęcone są np.  prezentacji nowego produktu i organizatorom zależy na dyskrecji.

Gdy delegaci zajmują miejsca warto wprowadzić odpowiedni nastrój poprzez oprawę muzyczną i oświetlenie. Raczej należy unikać zostawiania materiałów promocyjnych czy programu konferencji na siedzeniach, ponieważ mogą one odwrócić uwagę od mówiącego. Jeżeli wśród uczestników znajdują się ważne osobistości lub osoby, które zostaną wywołane na scenie, należy posadzić je w pierwszych rzędach.

Osobny problem stanowią „spóźnialscy” - gdy jest to niewielka liczba osób, można rozpoczynać konferencję, w przypadku większej grupy należy poczekać na delegatów. Jeśli organizowaliśmy im transport, warto dowiedzieć się, jak długo potrwa opóźnienie. Osobna kwestią jest wpuszczanie takich osób na salę, gdy trwa już konferencja. By nie rozpraszać uczestników, personel powinien w odpowiednim momencie wprowadzić spóźnionych tylnymi drzwiami. Przestrzegając powyższych zasad dotyczących wprowadzania ludzi na sale konferencyjne, unikniemy wielu kłopotów.