Organizacja eventu to szereg czynników, które należy wziąć pod uwagę. Wynajem namiotów jest często pomijany. To błąd, który może się zemścić.
Wydarzenia plenerowe mogą być świetną okazją do prezentacji dorobku firmowego lub po prostu do nawiązania ciekawych kontaktów biznesowych. Mogą też być momentem, w którym załoga zintegruje się, a poszczególni pracownicy zmotywują do lepszej pracy. Trzeba jednak pamiętać o tym, żeby takie wydarzenie zorganizowane było w odpowiedni sposób.
Terminy, zaproszeni goście czy gwiazdy, dodatkowe atrakcje i noclegi dla uczestników to elementarz. Warto jednak pomyśleć także o szczegółach, ponieważ bardzo często to od nich zależy powodzenie całego projektu. Wśród nich jest także wynajem namiotów.
Na co zwrócić uwagę rozważając wynajem namiotów?
Po pierwsze – na potrzeby
Można zorganizować event bez oglądania się ani na potrzeby tych, którzy odpowiadają za poszczególne jego elementy ani tych, którzy biorą w nim udział. Można też przygotować firmową imprezę, która odbędzie się zupełnie pod gołym niebem. Co więcej, taka impreza może się udać. Tyle, że między może, a uda się jest duża różnica. A przecież chodzi o to, żeby eventy zawsze wypalały, a nie tylko wtedy, kiedy natura pozwoli.
Potrzeby osób uczestniczących w organizacji nie powinny być lekceważone ze względu na to, że jakość ich pracy przekłada się na jakość całego wydarzenia. Wystarczy wspomnieć o prostej sprawie – miejscu, gdzie mogą przebrać się artyści zajmujący się zabawianiem uczestników. Wynajem namiotów może takie miejsce zapewnić.
Podobnie jest też na przykład wtedy, kiedy chodzi o catering. Jedzenie powinno być przygotowywane w odpowiednich warunkach, wśród których znajduje się także dach. Trzeba też pamiętać o tym, że warunki atmosferyczne w Polsce zmieniają się dość szybko i może okazać się, że potrzebna będzie ochrona przed deszczem. Albo słońcem.
Po drugie – zagęszczenie imprez
Wynajem namiotów to taka usługa, która potrzebna jest zwykle w określonych przedziałach czasowych. Takim przedziałem może być na przykład wiosna czy wczesna jesień, kiedy odbywają się liczne imprezy plenerowe. Z takiej obserwacji wynikają bardzo poważne konsekwencje dla tych, którzy chcieliby namiot wynająć i wykorzystać na swoim wydarzeniu.
W związku z tym waga, jaką należy przypisać do tej usługi powinna być odpowiednia. Wynajem namiotów, choć nie jest kwestią podstawową, może przyczyniać się do powodzenia lub porażki wydarzenia. A ponieważ zagęszczenie imprez jest duże, do firmy oferującej tego rodzaju usługi dobrze jest zwrócić się z odpowiednim wyprzedzeniem. Tak, żeby nie okazało się, że jedynym dostępnym namiotem jest trzyosobowe iglo z supermarketu.
Warto także pamiętać o tym, że wynajem namiotów obejmuje zwykle dodatkowe usługi, takie jak obsługa techniczna profesjonalnej ekipy. Problem w tym, że dobrzy fachowcy są rozchwytywani. Opóźniając podjęcie decyzji podejmuje się spore ryzyko, że ekipy takiej zatrudnić się nie uda. Lepiej więc dmuchać na zimne i zabezpieczać się na różnych frontach.
Jak wybrać firmę zajmującą się obsługa techniczną wydarzeń zapytaliśmy Łukasza Petelskiego z AVEQ:
„O kompetencjach firm obsługujących zaplecze technologiczne każdego wydarzenia najlepiej świadczą poprzednie realizację i stopień zadowolenia klientów. Najlepiej wejść na stronę www firmy, której usługami jesteśmy zainteresowani i sprawdzić zamieszczone tam realizacje. Warto zajrzeć też na kanały mediów społecznościowych partnerów - przejrzeć zdjęcia z obsługiwanych wydarzeń, opinie i komentarze.”